Executive Assistant

Als Executive Assistant bied je hoogwaardige administratieve en organisatorische ondersteuning aan de directie. Je zorgt voor een vlotte coördinatie en uitvoering van dagelijkse werkzaamheden, zodat de directie zich kan richten op strategische prioriteiten.

In deze rol fungeer je als een belangrijk aanspreekpunt tussen de directie en interne en externe stakeholders. Je bent verantwoordelijk voor het plannen, voorbereiden en coördineren van vergaderingen, het beheren van correspondentie en het zorgen voor een correcte vastlegging en opvolging van actiepunten.

Je speelt een cruciale rol in het waarborgen van structuur, overzicht en efficiëntie binnen het directiesecretariaat. Deze functie vereist een zeer georganiseerde, discrete en proactieve professional met uitstekende communicatieve vaardigheden en een sterk verantwoordelijkheidsgevoel.

Vereisten

Opleiding: Bachelor (HBO-niveau of gelijkwaardig werk- en denkniveau), bij voorkeur in Bedrijfskunde, Management Assistant, Office Management of een gerelateerd vakgebied
Ervaring: Minimaal 2 jaar relevante ervaring in een administratieve of ondersteunende rol op directieniveau
Taal: Uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk
Aanvullend: Sterke computervaardigheden, met name in Microsoft Office, Outlook en Exact Globe

Belangrijkste Verantwoordelijkheden

• Dagelijkse ondersteuning bieden aan de directieleden
• Fungeren als aanspreekpunt en onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders
• Voorbereiden, plannen en coördineren van vergaderingen, inclusief agendaopstelling en documentatie
• Notuleren tijdens vergaderingen en zorgen voor tijdige opvolging van actiepunten
• Beheren en onderhouden van agenda’s, afspraken en planningen van de directie
• Afhandelen en beantwoorden van (e-mail)correspondentie op een accurate en professionele wijze
• Opstellen en controleren van rapporten, brieven en memo’s met oog voor detail en taalgebruik
• Zorgen voor correcte administratieve verwerking en archivering van documenten en correspondentie
• Beheren van een gestructureerd en toegankelijk archiefsysteem voor het directiekantoor
• Ondersteunen van de coördinatie tussen verschillende business units
• Verlenen van administratieve ondersteuning aan andere afdelingen waar nodig
• Bestellen van benodigdheden en regelen van diverse verzoeken namens de directie (zoals lunch, kantoorartikelen en overige faciliteiten)
• Monitoren van voortgang op actiepunten en zorgen voor tijdige afronding

Kerncompetenties

Nauwkeurigheid – Werkt met een hoog niveau van precisie en oog voor detail in alle taken en documentatie.

Discretie – Gaat zorgvuldig en professioneel om met vertrouwelijke informatie.

Organisatorisch Vermogen – Beheert effectief agenda’s, documentatie en meerdere prioriteiten.

Communicatie – Communiceert duidelijk en professioneel in zowel Nederlands als Engels.

Proactiviteit – Anticipeert op behoeften, neemt initiatief en zorgt voor tijdige opvolging van taken.

Stressbestendigheid – Presteert goed onder druk en beheert deadlines effectief.

Zelfstandigheid – Werkt zelfstandig met behoud van afstemming op de prioriteiten van de directie.

Wat wij bieden

• Een dynamische werkomgeving
• Een divers product- en takenpakket
• Een sterke logistieke basis
• Internationale samenwerkingen
• Groei- en ontwikkelingsmogelijkheden
• Afwisselend en toekomstgericht werk
• Een ondersteunend en professioneel team

Lijkt dit iets voor jou?
Stuur dan je CV en motivatiebrief naar hrm@simextra.biz